Conheça o eSocial e seus desafios para as PMEs

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O eSocial é um projeto criado pelo Governo Federal e que deve ser implantado pelas empresas de todo o país, com o objetivo de facilitar e unificar o cumprimento das obrigações previdenciárias, fiscais e trabalhistas, mas que vem se tornando um grande desafio para as pequenas e médias empresas.

Isso aconteçe porque diversas instituições têm dificuldades em aderir ao eSocial devido às novas exigências e alterações nos processos e rotina de trabalho e, como o prazo já está acabando, é muito importante que você adquira informações para esclarecer suas principais dúvidas.

Pensando nisso, elaboramos este texto para que você entenda melhor sobre esse programa e sua implementação nas PMEs e possa evitar qualquer problema com a fiscalização. Confira!

O que é o eSocial?

Como mencionado anteriormente, o eSocial nada mais é do que um projeto do Governo Federal que tem como finalidade desenvolver um sistema para colher informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, armazenando-as em um ambiente virtual.

Por meio do sistema as empresas conseguem informar ao governo de forma padronizada e unificada, as informações relativas aos funcionários, como contribuições previdenciárias, vínculos trabalhistas etc, geridos pelo INSS, Caixa Econômica Federal, Ministério do Trabalho e Emprego Ministério da Previdência Social e Receita Federal.

Como o eSocial surgiu?

O que levou o governo federal a adotar essa medida foram todas as burocracias enfrentadas pelas empresas brasileiras, com o intuito de tornar o ambiente de negócios simples e minimizar irregularidades.

Atualmente, as instituições precisam transmitir várias informações em diversos órgãos públicos e esses envios são realizados por meios e padrões diferentes que tornam o processo complexo. Com esse novo sistema, o registro será realizado em um único layout, simplificando a função. O eSocial foi estabelecido por meio do decreto nº 8.373/14, entrando em vigor no ano seguinte um dos seus módulos que versava sobre o trabalho doméstico.

Qual é o prazo para a implementação do eSocial?

Depois de muitas prorrogações, o sistema começou a valer oficialmente em 1 de janeiro de 2018, para as empresas com faturamento igual ou superior a R$ 78 milhões ao ano.

As informações referentes à saúde e segurança do trabalhador (SST) será obrigatória em julho de 2018.

Para as outras organizações, a data prevista é 1 de julho de 2018, incluindo as micro e pequenas empresas e microempreendedores individuais.

Nesse caso, as informações relativas à saúde e segurança do trabalhador somente serão obrigatórias em janeiro de 2019.

Como o eSocial funciona?

As empresas deverão encaminhar periodicamente, via meio digital, as informações para a plataforma do eSocial. Normalmente, esses dados já são registrados em algum local, como papéis, outras plataformas online etc. Contudo, com esse novo sistema, o caminho será apenas um e todos esses dados, impreterivelmente, serão enviados ao Governo Federal por intermédio do eSocial.

Quais informações devem ser fornecidas?

Todas as organizações devem fornecer algumas informações para o eSocial, são elas: as folhas de pagamento, eventos trabalhistas e dados tributários acessórias.

A identificação de cada colaborador deve ser por meio do registro de cada um, que tenha ou não vínculo empregatício, utilizando o NIS ou CPF.

Como essas informações podem ser enviadas?

As informações são enviadas de maneira eletrônica, por meio de uma assinatura digital. Todas as informações ficam armazenadas do ambiente do eSocial e, após averiguação, é gerado um protocolo de recebimento.

Quais são os desafios para as PMEs na plataforma do eSocial?

Transparência dos processos

Como o eSocial exige a transparência das informações, todos os dados devem ser coesos com o que realmente ocorre na empresa. A organização que não enviar as informações exatas poderá cair na malha fiscal e ter que pagar multas.

Alteração da rotina de trabalho

No Brasil existem muitas exigências para que as empresas consigam ficar em dia com o fisco. Com a implantação do eSocial haverá alterações na rotina de trabalho das instituições, já que eles precisarão cumprir novas imposições. Com a remodelagem dos procedimentos realizados, muitas rotinas serão modificadas com o intuito de aderir ao que propõe o programa.

Unificação das informações

O envio de dados de todos os departamentos da empresa deve ser realizado antes do fechamento da folha de pagamento, assim o RH consegue apurar os recolhimentos e condensar as informações que serão enviadas ao governo.

Por este motivo, os setores precisam trabalhar com a padronização das informações e a organização deve motivar a comunicação entre eles, de forma a assegurar o êxito das entregas.

Inconsistência de dados

Todas as informações sobre os trabalhadores deverão constar no eSocial, por isso é primordial retratar a realidade da instituição e, dessa maneira, realizar os ajustes necessários nos processos internos, observando se existe inconsistência dos dados. Desse jeito, é possível atingir o equilíbrio entre o prazo para entrega e a qualidade da atividade executada.

Cumprimento dos prazos  

O eSocial não estipulou o prazo para retorno dos protocolos, recibos e inconsistências encontradas no envio de dados, porém deixou claro que o tempo para aguardo não será longo e, para isso, a empresa precisa estar preparada para trabalhar com a gestão de riscos.

Quais são as penalidades para as PMEs que não se adequarem ao eSocial?

  • Atraso no aviso de admissão do trabalhador: multa de R$ 402,53 a R$ 805,06 por empregado, podendo dobrar em situações de reincidência;

  • ausência de informação sobre alteração de dados cadastrais e contratuais: multa de R$ 201,27 a R$ 402,54 por trabalhador;

  • irregularidade no ASO: multa de R$ 402,53 a R$ 4.025,33;

  • irregularidade no PPP:O valor da multa em caso de descumprimento é definido conforme com a gravidade da situação, variando entre R$ 1.812,87 e R$ 181.284,63;

  • falta de informação sobre afastamento temporário: O valor da multa é estabelecido pelo fiscal do Ministério do Trabalho, podendo variar de R$ 1.812,87 a R$ 181.284,63;

  • deixar de entregar relatório de informações: multa no mínino R$ 425,64 acrescida de R$106,40 em cada bimestre atrasado, podendo o valor  chegar a R$ 42.564,00 no máximo;

  • não comunicar acidente de trabalho: multa que pode variar entre o limite mínimo e o limite máximo do salário de contribuição. Se houver reincidência, ela pode ter o seu valor dobrado.

  • folha de pagamento fora das normas: multa a partir de R$ 1.812,87.

Apesar de ser um pouco confuso no começo, o eSocial é uma excelente ideia. Com o tempo, a instituição vai se adaptando e consegue entender as facilidades que esse programa vem trazendo. Caso sua empresa ainda não esteja adequada às exigências, não deixe para a última hora. Dessa forma, você evita perder prazos importantes e ser penalizado.

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