5 dicas infalíveis para otimizar a gestão da folha de pagamento

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É sempre importante lembrar que a gestão da folha de pagamento não diz respeito apenas ao cálculo mensal dos salários. Ela inclui contribuições previdenciárias, pró-labore, Fundo de Garantia, férias, 13º salário e, ainda, possíveis eventos pontuais, como admissões, demissões e promoções.

Portanto, deve-se ter preocupação com a segurança das informações, o processamento de cálculos e a otimização do trabalho.

Para ajudá-lo, vamos dar 5 dicas para otimizar o gerenciamento da folha e trabalhar com as melhores práticas de segurança e controle dos dados.

Dicas para otimizar a gestão da folha de pagamento

1. Controlar as jornadas diárias digitalmente

Não controlar a jornada de trabalho facilita que funcionários se atrasem, já que não há registro sobre suas entradas e saídas e documentação para argumentação com os colaboradores no momento de tomar uma atitude. Já um controle manual pode ser perdido ou rasurado, como os cartões de ponto — antigos, mas ainda utilizados em algumas empresas.

Por esses motivos, a gestão da folha de pagamento no sentido da fiscalização das jornadas é mais bem-feito com controle informatizado de entradas, saídas e horas extras. A solução pode ser tanto um registro com cartão magnético quanto com biometria; ambos dão comprovantes para os funcionários e geram espelhos de ponto para a empresa.

2. Automatizar pagamentos

Muitos negócios solicitam que seus funcionários tenham conta para recebimento, sem custos para eles, em determinado banco. Isso porque dessa forma pode-se automatizar os pagamentos, agendando-os, e reduzir os custos de transferências efetivadas em volume.

3. Criar plano de cargos e salários

Uma política predefinida de promoções, admissões e reajustes salariais é uma maneira de agilizar todas essas ações, evitando questionamentos e desencontros entre gestores e funcionários. Quanto à gestão da folha de pagamentos em si, a política de padronização evita que mudanças pontuais no processamento precisem ser feitas e gerem retrabalho e apurações adicionais.

4. Utilizar um sistema online para folhas de pagamento

Sistemas online para pequenas empresas são planejados para evitar trabalho na implementação e no uso contínuo. Eles são feitos para atender negócios de pequeno porte sem módulos complexos e complicados, no intuito de se extinguirem procedimentos manuais no gerenciamento da folha, o que causa demora e permite que o erro humano aconteça nas tratativas com os números e as apurações.

5. Fazer backups frequentemente

O sistema online utilizado para o gerenciamento da folha deve ter a opção de realização de backups, pois perder os dados processados anteriormente causa grandes transtornos e muito retrabalho. E mesmo com uma busca, algumas informações podem não ser recuperadas.

Então, se o sistema, seja online ou instalado, não contar com backups, os arquivos gerados e relatórios devem ser salvos em local seguro, em nuvem de dados e que permita recuperação, como o Google Drive.

Com essas cinco dicas, sua gestão da folha de pagamento tende a dar menos trabalho, ser mais segura e evitar tanto transtornos internos quanto externos, como multas dos órgãos de fiscalização. Mas você sabe como colocá-las em prática?

Podemos ajudá-lo com isso também. Entre em contato conosco sem compromisso e saiba como nossos sistemas podem otimizar os processos do seu negócio.

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